Plainva

E-Mail-Capture

Stand: 2026-10-12

Plainva kann Dein Postfach lesen, um Wissen aus E-Mails in Deinen Vault zu holen — und seit 0.4.0 auch Mails verfassen und senden. Der Schwerpunkt bleibt das Ablegen von Nachrichten als Notizen; ein über IMAP verbundenes Postfach wird für das Ablegen nur gelesen (im Postfach ändert sich nichts, nicht einmal die Ungelesen-Markierungen), solange Du den Versand nicht einrichtest.

Experimentell. Der Mail-Client spricht mit echten externen Konten (IMAP/SMTP und Microsoft), die sich in Plainvas automatisierten Tests nicht durchspielen lassen. Er funktioniert und wird täglich genutzt, aber behandle ihn als Vorschau: Behalte ein Backup, und melde bitte alles, was seltsam aussieht.

Ein Postfach verbinden

Einstellungen → Dein Vault → Cloud-Konten → Konto verbinden… und den Anbieter wählen:

Beim Verbinden wird die Anmeldung geprüft, bevor irgendetwas gespeichert wird; die Zugangsdaten landen im Schlüsselbund Deines Betriebssystems. Die verbundenen Postfächer und die Ablage-Einstellungen findest Du danach im Bereich E-Mail: die Einstellung E-Mail-Ordner bestimmt, wo abgelegte E-Mails gespeichert werden (Standard Mail).

Auf einem zweiten Gerät anmelden. Reist ein Postfach über die Einstellungs-Synchronisation mit, kommt sein Passwort nicht automatisch mit — Anmeldungen werden nur übertragen, wenn Du den Zugangsdaten-Sync ausdrücklich einschaltest. Ein solches Postfach zeigt im Bereich E-Mail den Knopf Auf diesem Gerät anmelden: Passwort eingeben, Plainva prüft es beim Anbieter und legt es erst danach im Schlüsselbund ab. Bei einem Microsoft-Postfach führt derselbe Knopf zu Cloud-Konten, weil dort die Anmeldung im Browser läuft. Bleibt die Nachrichtenliste deswegen leer, steht derselbe Hinweis mit demselben Knopf auch dort — Du musst die Einstellungen dafür nicht selbst suchen.

E-Mail-Konten ohne Passwort. Eine Einrichtung, die beim Speichern scheiterte, konnte einen Eintrag ohne Passwort zurücklassen (Plainva 0.8.3 am Desktop). Der Bereich E-Mail weist einmal auf Konten hin, die auf diesem Gerät kein Passwort haben und hier noch nie Mails abgerufen haben. Ansehen zeigt die Liste. Nutzt Du ein solches Konto auf einem anderen Gerät, wähle Auf diesem Gerät anmelden — das ist dann der richtige Weg. Entfernen löscht den Eintrag nach einer Rückfrage auf allen Geräten, die die Einstellungen dieses Vaults abgleichen, nie Mails oder Dateien. Später blendet den Hinweis aus. Von sich aus entfernt Plainva nichts.

Mails lesen

Öffne den Mail-Tab über die linke Aktionsleiste (Brief-Symbol) oder die Befehlspalette (E-Mail öffnen). Die Liste zeigt Deinen Posteingang, Neueste zuerst (Ungelesene fett, Mehr laden blättert weiter). Eine ausgewählte Nachricht öffnet sich im Sandbox-Viewer:

Anhänge stehen mit Name und Größe unter der Nachricht. Ein Klick auf einen Anhang (am Telefon ein Tippen) speichert die Datei in Deinen Vault — in den Ordner Attachments unter dem E-Mail-Ordner (Standard Mail/Attachments); liegt dort schon eine Datei dieses Namens, bekommt die neue eine Nummer. Die Original-.eml (siehe unten) enthält alle Anhänge vollständig.

Beim Öffnen eines Ordners, den Du schon einmal geöffnet hast, erscheint die Liste sofort aus dem lokalen Zwischenspeicher, während im Hintergrund aktualisiert wird; solange das läuft, sagt ein Hinweis „wird aktualisiert“ — bestätigt ist erst, was der Server geliefert hat. Dasselbe gilt für eine Nachricht, die Du schon gelesen hast. Auf dem Telefon wird die neueste Nachricht eines Ordners im Hintergrund vorgeladen — sie öffnet sich dann ohne Wartezeit, auch wenn Du sie noch nie geöffnet hattest.

Am Desktop lassen sich die drei Spalten (Ordner · Liste · Leser) an den Trennlinien mit der Maus verschieben; die Breiten werden pro Vault gemerkt und überleben einen Neustart. Jede Spalte behält eine Mindestbreite, damit der Leser nicht verdrängt werden kann.

Schlägt eine Aktualisierung fehl — kein Netz, oder der Anbieter drosselt —, zeigt die Liste weiterhin den zuletzt auf diesem Gerät gesehenen Stand, mit einem entsprechenden Hinweis, statt einer leeren Fläche. Eine bereits gelesene Nachricht bleibt auf demselben Weg lesbar. Das ist immer nur ein Zwischenspeicher: Der Server gewinnt, nichts davon ist die einzige Kopie, und mit dem Vault verschwindet auch er.

Eine Nachricht in den Vault holen

Drei Knöpfe an jeder Nachricht:

Verfassen und senden

Sobald ein Konto senden kann — ein Microsoft-Konto oder ein IMAP-Konto mit hinterlegtem SMTP-Host —, kannst Du in Plainva Mails schreiben und senden:

E-Mail in einem eigenen Fenster

Ein Rechtsklick auf E-Mail in der Aktionsleiste öffnet das Postfach in einem eigenen Fenster; Kommunikations-Fenster öffnen in der Befehls-Palette stellt E-Mail und Kalender nebeneinander.

Beim Verfassen löst das Ausklapp-Symbol das Verfassen-Fenster heraus — Empfänger, Betreff, Text und Anhänge wandern mit, auch eine Adresse, die Du gerade erst getippt und noch nicht bestätigt hast. Gesendet wird weiterhin aus dem Hauptfenster: Das Verfassen-Fenster übergibt die Nachricht und schließt, der Hinweis mit Rückgängig erscheint dort, wo Du weiterarbeitest. So entscheidet das Schließen eines Fensters nie zwischen Senden und Verlieren.

Ein Verfassen-Fenster wird beim nächsten Start nicht wiederhergestellt — was darin steht, lebt im Arbeitsspeicher. Schreib eine längere Nachricht also zu Ende oder speichere sie als Entwurf. Schließt Du ein solches Fenster mit einer geänderten Nachricht, kommt zuerst dieselbe Frage — ebenso bei jedem zweiten Plainva-Fenster, in dem ein Verfassen-Fenster liegt. Auch wenn Du den Vault wechselst oder schließt, kommt zuerst diese Frage; Abbrechen lässt Vault und Nachricht, wie sie sind. Lädt Plainva den Vault nur neu — bei Index vollständig neu aufbauen, nach einem geänderten Passwort oder einer neu verbundenen Synchronisierung —, bleibt das Verfassen-Fenster erhalten: Solange der Vault lädt, ist es nicht zu sehen, danach steht es mit allem darin wieder da. Nur beim Beenden von Plainva wird nicht gefragt. Am Telefon stellt Plainva dieselbe Frage, bevor etwas eine geänderte Nachricht vom Bildschirm nimmt — der Zurück-Pfeil und die Leiste, aber auch Vault wählen unter Geteilte Inhalte oder, am Tablet, eine Notiz, die Du im Navigator daneben antippst.

Eine Notiz ohne den Mail-Client weitergeben

Du musst nicht aus Plainva heraus senden. Das hier funktioniert an jeder Notiz und braucht kein SMTP; das YAML-Frontmatter der Notiz wird dabei nie mitgeschickt — nur ihr Text:

Signatur und Absender-Adressen

Unter Einstellungen → E-Mail → Senden hat jedes Postfach zwei eigene Einstellungen:

Von welchem Postfach eine Nachricht ausgeht. Bei mehr als einem Postfach steht in Von zuerst das Postfach, aus dem Du schreibst, mit dessen Signatur. Antworten, Allen antworten und Weiterleiten beginnen mit dem Postfach, in dem die Nachricht liegt (in Alle Posteingänge: mit dem Postfach der geöffneten Zeile). Neue Nachricht beginnt mit dem Postfach, das im Mail-Tab offen ist. Die Nachricht, die eine Mailingliste beim Abmelden verlangt, beginnt mit dem Postfach, an das die Liste geschrieben hat. Was außerhalb des Mail-Tabs beginnt — Diese Notiz per Mail, auch für eine Notiz aus Antwort als Notiz, oder eine Einladung aus dem Kalender —, beginnt mit Deinem ersten Postfach. Von kannst Du vor dem Senden umstellen.

Postfachaktionen

Sterne/Markierungen werden mit IMAP und Microsoft synchronisiert; Markiert zeigt die serverseitige Auswahl. Nachrichten lassen sich einzeln oder gesammelt verschieben. Außerhalb des Papierkorbs bedeutet Löschen immer „in den Papierkorb verschieben“; nur im Papierkorb ist Endgültig löschen nach einer Bestätigung verfügbar. Bei Gmail entspricht Verschieben einem Labelwechsel, und Aktionen in Alle Nachrichten können die Nachricht in allen Labels betreffen – Plainva weist vor der Aktion darauf hin.

Abmelden und Senden zurücknehmen

Trägt eine Nachricht die Kopfzeile List-Unsubscribe, zeigt Plainva im Leser einen Knopf Abmelden. Was dahinter passiert, hat der Absender selbst angegeben — Plainva rät nichts aus dem Text und klickt nichts heimlich: eine Web-Adresse öffnet sich nach Rückfrage im Browser, eine Mail-Adresse landet im Verfassen-Fenster, damit Du siehst, was hinausgeht. Unverschlüsselte http://-Adressen werden verworfen, weil eine Abmeldung darüber Deine Adresse offen überträgt.

Senden rückgängig ist eine Verzögerung, keine Rücknahme: Nach dem Absenden wartet Plainva ein paar Sekunden, bevor die Nachricht wirklich an den Server geht — in dieser Zeit hält ein Hinweis den Knopf Rückgängig bereit. Danach ist sie unterwegs und nicht mehr aufzuhalten; kein Mailprogramm der Welt kann eine zugestellte Nachricht zurückholen. Verlässt Du Plainva in dem Moment (am Telefon: wechselst in eine andere App), wird sofort gesendet statt abgebrochen — eine Nachricht, die Du abschicken wolltest, darf nicht verschwinden, nur weil die App in den Hintergrund geht.

Zurückstellen

Manche Post ist nicht dringend, aber auch nicht erledigt. Zurückstellen nimmt eine Nachricht bis zu einem Zeitpunkt aus der Liste — später heute, morgen früh, am Wochenende oder nächste Woche. Am Rechner steht der Punkt im Rechtsklickmenü der Zeile, am Telefon zusätzlich als Wischaktion. Der Knopf Zurückgestellte holt sie sichtbar zurück; von dort bringt Jetzt zurückholen eine Nachricht sofort in die Liste.

Zwei Dinge dazu, die ehrlich gesagt sein wollen. Erstens ist Zurückstellen Plainvas eigener Merker, keine Server-Funktion: weder IMAP noch Microsoft kennen so etwas. Der Merker reist über die Einstellungs-Synchronisation mit, also ruht eine am Telefon zurückgestellte Nachricht auch am Rechner — in einem anderen Mailprogramm liegt sie dagegen ganz normal im Posteingang. Zweitens versteckt Zurückstellen nur die Liste des Ordners, in dem Du es getan hast: die Suche und „Alle Posteingänge” zeigen die Nachricht weiterhin. Zurückgestellt heißt „nicht im Weg”, nicht „weg”.

Spam melden

Spam verschiebt eine Nachricht in den Spam-Ordner des Kontos und markiert sie dort, wo der Server das kennt, mit dem Schlüsselwort $Junk. Im Spam-Ordner heißt derselbe Knopf Kein Spam und holt die Nachricht in den Posteingang zurück. Beides gibt es im Leser, in der Mehrfachauswahl und am Telefon zusätzlich als Wischaktion der Zeile.

Ehrlich dazu: Verschieben allein trainiert den Filter nicht zwingend. Manche Server lernen daraus, andere speichern das Schlüsselwort nur, wieder andere lehnen es ab. Plainva sagt Dir nach der Aktion, was tatsächlich passiert ist — „als Spam markiert und verschoben“ oder nur „verschoben“. Hat Dein Konto gar keinen Spam-Ordner, bietet Plainva an, einen Ordner Junk anzulegen, statt Post in einen erfundenen Ordnernamen zu schieben.

Abwesenheitsnotiz

Eine Abwesenheitsnotiz gehört auf den Server, nicht in ein Programm, das gerade offen ist. Plainva bietet sie deshalb nur dort an, wo sie den ausgeschalteten Rechner überlebt — bei Microsoft-Konten und bei Postfächern mit einem Sieve-Server (mailbox.org, Fastmail, Nextcloud, Mailcow und andere). Hat ein Postfach beides nicht, erscheint kein Schalter, sondern ein Satz, der das erklärt.

Du findest sie unter Einstellungen → E-Mail und am Telefon im Konten-Bereich: Betreff, Text und ein Zeitraum. Ohne Zeitraum läuft die Notiz, bis Du sie ausschaltest; mit Zeitraum beginnt und endet sie von selbst — auch wenn Du Plainva nie wieder öffnest.

Deine eigenen Filterregeln bleiben unangetastet. Plainva schreibt in ein Sieve-Skript ausschließlich seinen eigenen, mit # --- BEGIN PLAINVA gekennzeichneten Abschnitt und lässt alles andere Zeichen für Zeichen stehen. Findet es dort einen Abschnitt vor, den es nicht sicher lesen kann, ändert es nichts und sagt Dir das.

Regeln

Eine Regel prüft Absender, Empfänger oder Betreff und tut dann etwas: verschieben, als gelesen markieren, markieren, als Spam melden oder in den Papierkorb legen. Du findest sie unter Einstellungen → E-Mail.

Und jetzt das Wichtige daran: Regeln laufen zurzeit nur, während Plainva geöffnet ist, und nur über Nachrichten, die Plainva abgerufen hat. Am Telefon heißt das zusätzlich: nur, während die App im Vordergrund war. Eine Regel filtert also nichts, während der Rechner aus ist — die Karte sagt das an Ort und Stelle, statt einen Serverfilter anzudeuten, den es an dieser Stelle noch nicht gibt.

Prüft eine Regel den Nachrichtentext, greift sie erst, wenn Du die Nachricht öffnest: der Text steht nicht in der Übersicht. Auch das steht in der Karte.

Beim Anbieter hinterlegen. Hat Dein Postfach einen Sieve-Server, macht der Knopf Beim Anbieter hinterlegen aus Deinen Regeln ein Serverfilter: er läuft dann auch, wenn Plainva geschlossen ist. Plainva schreibt dabei nur seinen eigenen gekennzeichneten Abschnitt und lässt Deine handgeschriebenen Regeln unverändert stehen — dieselbe Zusage wie bei der Abwesenheitsnotiz, denn beide teilen sich diesen einen Abschnitt.

Eine Regel, die Dein Server nicht ausdrücken kann — etwa eine Prüfung des Nachrichtentexts auf einem Server ohne die passende Erweiterung —, bleibt lokal und wird Dir genannt. Sie wird bewusst nicht mit hochgeladen: ein Skript mit einer Anforderung, die der Server nicht kennt, weist er als Ganzes zurück, und damit wäre auch die Abwesenheitsnotiz weg.

Regeln bei Gmail richtest Du weiterhin in Googles eigenen Einstellungen ein.

Bei Microsoft braucht es keinen zusätzlichen Server: derselbe Knopf legt Deine Regeln als Outlook-Regeln im Postfach ab. Plainva ersetzt dabei ausschließlich die Regeln, die es selbst angelegt hat, und lässt Deine eigenen unangetastet — es setzt sie außerdem hinter Deine, denn eine von Hand geschriebene Regel war zuerst da. Microsoft vergleicht nur mit „enthält“; „ist genau“, „beginnt mit“, „endet mit“, eine Regel auf Kopie-Empfänger und das Markieren bleiben deshalb dort lokal — und werden Dir genannt.

Am Telefon legst Du Regeln vollständig selbst an: In den Mail-Einstellungen tippst Du auf eine Regel und bekommst sie als Wenn und Dann — jede Bedingung und jede Aktion ist eine Zeile, und ein Tipp darauf fragt in einzelnen Blättern nach Feld, Vergleich und Wert. Das ist bewusst kein geschrumpftes Formular: fünf Bedienelemente nebeneinander auf Handybreite sind der Weg, auf dem man eine Regel vertippt. Die letzte Bedingung lässt sich nicht entfernen — eine Regel ohne Bedingung würde auf jede Nachricht passen.

Als Notiz ablegen ist die Aktion, die kein Mail-Programm hat: die Regel legt die Nachricht als Notiz in Deinem Vault ab, mit Absender, Datum und Text — dieselbe Erfassung wie der Knopf im Leser, nur automatisch. Dieselbe Mail zweimal ergibt dieselbe Notiz, und die Nachricht bleibt im Ordner liegen: abgelegt wird eine Kopie, nichts wird verschoben. Eine Regel mit dieser Aktion bleibt immer lokal — auch bei einem Postfach, das Regeln könnte. Das ist Absicht: würde Plainva den Rest der Regel hinterlegen, verschöbe der Server die Nachricht, bevor überhaupt etwas abzulegen wäre.

Vorhandene Konten erweitern

Öffne Cloud-Konten, wähle das vorhandene Konto und beim fehlenden Dienst Hinzufügen. Die vorhandenen Dienste bleiben bestehen. Gmail verwendet weiterhin seinen eigenen Mailzugang bzw. ein App-Passwort. Ein abgebrochener Assistent trennt keine bereits verbundenen Dienste. Bei der mobilen Dateiübernahme bleibt der Quell-Vault bestehen; ein vorhandener passender Ziel-Vault wird berücksichtigt, andernfalls entsteht ein eigener Container. Kollidierende Dateien werden einzeln verglichen und beide Inhalte behalten. Verschlüsselte Ziele werden über die bestehende Kopplung geöffnet.

Gmail mit Google anmelden

In einem dafür konfigurierten Testbuild erscheint Mit Google anmelden · Test bei den E-Mail-Konten. Dieser Zugang ist noch nicht allgemein freigeschaltet. Desktop und iOS verwenden die System-Browseranmeldung; Android verwendet die native Google-Kontenauswahl. Plainva prüft das gewählte Konto und die tatsächlich erteilten Mail-Rechte, bevor es bestehende Dienste ergänzt. Ein anderes Google-Konto, ein Abbruch oder eine abgelehnte Zustimmung ersetzt keinen vorhandenen Zugang.

Google verlangt für IMAP und SMTP den vollständigen Mail-Zugriff. Die Anmeldung bleibt auf diesem Gerät; OAuth-Tokens werden nicht über den Vault synchronisiert. E-Mails, die Du als Notiz oder EML-Datei ablegst, gehören dagegen zum Vault: dessen Speicherort, Freigaben und Synchronisierung gelten auch dafür. Bereits verwendete Gmail-App-Passwörter bleiben nutzbar. Bis die Google-Anmeldung allgemein verfügbar ist, wird Gmail mit einem App-Passwort angebunden: im Google-Konto die Bestätigung in zwei Schritten einschalten, dann über App-Passwort bei Google anlegen im Kontoformular eines erstellen — der Link öffnet Googles Seite direkt, am Desktop wie am Telefon.

Mehrere Nachrichten, Anhänge und Tastatur

Wähle mehrere Nachrichten aus, um sie gemeinsam als gelesen oder ungelesen zu markieren, zu verschieben oder zu löschen. Bestätigte Änderungen werden sofort übernommen. Nicht bestätigte Nachrichten bleiben ausgewählt; der Bericht nennt jede Nachricht und ihren Zustand. Abbrechen stoppt nach dem laufenden Paket. Bei unklarem Ergebnis lädst Du den Ordner vor einer erneuten Aktion neu. Unterstützt der Server das gezielte Verschieben oder Löschen nicht, erhältst Du eine Erklärung; andere Nachrichten werden nicht mit gelöscht.

Mit Anhängen berücksichtigt die bereits geladenen Nachrichten. Der Hinweis zeigt, für wie viele davon Metadaten vorliegen. Eine Nachricht ohne Metadaten gilt nicht als anhanglos; weitere Seiten können zusätzliche Treffer enthalten.

Auf einer mobilen Hardwaretastatur bewegen Pfeil hoch/runter sowie Pos1/Ende den Fokus in der Mailliste. Enter öffnet die Nachricht oder wählt sie im Auswahlmodus aus. Links/rechts klappt Konversationen ein oder aus; Escape beendet die Auswahl oder bricht weitere Pakete ab. Suchfelder behalten ihre normalen Tasten.