E-Mail-Capture

Stand: 2026-07-30

Plainva kann Dein Postfach lesen, um Wissen aus E-Mails in Deinen Vault zu holen — und seit 0.4.0 auch Mails verfassen und senden. Der Schwerpunkt bleibt das Ablegen von Nachrichten als Notizen; ein über IMAP verbundenes Postfach wird für das Ablegen nur gelesen (im Postfach ändert sich nichts, nicht einmal die Ungelesen-Markierungen), solange Du den Versand nicht einrichtest.

Experimentell. Der Mail-Client spricht mit echten externen Konten (IMAP/SMTP und Microsoft), die sich in Plainvas automatisierten Tests nicht durchspielen lassen. Er funktioniert und wird täglich genutzt, aber behandle ihn als Vorschau: Behalte ein Backup, und melde bitte alles, was seltsam aussieht.

Ein Postfach verbinden

Einstellungen → Dein Vault → Cloud-Konten → Konto verbinden… und den Anbieter wählen:

• Microsoft — für Outlook.com und Microsoft 365: im Dienste-Schritt E-Mail anhaken (auf Wunsch zusammen mit Dateien und Kalender & Aufgaben — ein Konto, eine Anmeldung) und Dich direkt im Browser anmelden, ganz ohne App-Passwort oder IMAP. Plainva nutzt dafür die zentrale Plainva-App-Registrierung (Deine eigene App-ID kannst Du optional in den Konto-Details hinterlegen). Postfach lesen, ablegen und direkt senden laufen über die Microsoft-Anmeldung.
• Apple iCloud, Yahoo, AOL, Zoho, Fastmail, mailbox.org, Yandex, Mail.ru — eigene Kacheln: E-Mail-Adresse plus App-Passwort, die Server sind bereits hinterlegt (bei den meisten dieser Kacheln lässt sich im selben Schritt auch Kalender & Aufgaben anhaken — ein App-Passwort für alle gewählten Dienste). Der Assistent verlinkt jeweils die offizielle Anleitung des Anbieters zum Erstellen des App-Passworts.
• E-Mail-Server (IMAP) — für alle anderen Anbieter: Host, Port und ein Passwort bzw. App-Passwort. Fertige Voreinstellungen gibt es für Anbieter aus aller Welt — von web.de/GMX und T-Online über Orange, Libero, WP, Seznam und Comcast bis QQ Mail, NetEase, Naver und Yahoo! JAPAN; die Auswahl Anbieter hat dafür eine Suchzeile, und beim Eintippen der Adresse wird die passende Voreinstellung automatisch gewählt. Wo ein Anbieter Besonderheiten hat, sagt es der Assistent direkt unter dem Formular: manche verlangen ein App-Passwort oder einen Autorisierungscode statt des Konto-Passworts, bei anderen muss IMAP zuerst in den Einstellungen des Anbieters aktiviert werden — jeweils mit Link auf die offizielle Anleitung. Für Gmail ist das imap.gmail.com, Port 993, mit einem App-Passwort von myaccount.google.com/apppasswords (setzt Zwei-Faktor-Anmeldung voraus) — kein OAuth, keine Verifizierung; der Assistent weist bei Gmail-Adressen selbst darauf hin. Outlook.com-Postfächer lassen sich nicht mehr per Passwort-IMAP verbinden (Microsoft hat diesen Weg abgeschaltet) — die Voreinstellung verweist auf die Microsoft-Kachel. Proton Mail funktioniert nur über die lokal laufende, kostenpflichtige Proton Mail Bridge (eigene Voreinstellung). Für den Direktversand kann ein SMTP-Host hinterlegt werden.

Beim Verbinden wird die Anmeldung geprüft, bevor irgendetwas gespeichert wird; die Zugangsdaten landen im Schlüsselbund Deines Betriebssystems. Die verbundenen Postfächer und die Ablage-Einstellungen findest Du danach im Bereich E-Mail: die Einstellung E-Mail-Ordner bestimmt, wo abgelegte E-Mails gespeichert werden (Standard Mail).

Mails lesen

Öffne den Mail-Tab über die linke Aktionsleiste (Brief-Symbol) oder die Befehlspalette (E-Mail öffnen). Die Liste zeigt Deinen Posteingang, Neueste zuerst (Ungelesene fett, Mehr laden blättert weiter). Eine ausgewählte Nachricht öffnet sich im Sandbox-Viewer:

• Externe Inhalte sind blockiert — Tracking-Pixel, externe Bilder und Stil-Nachlader werden entfernt und gezählt („Externe Inhalte blockiert (n)”). Nur eingebettete Inline-Bilder werden angezeigt. Bilder anzeigen neben dem Zähler blendet die https-Bilder einer Nachricht einmalig ein; Externe Bilder immer laden in den Mail-Einstellungen macht daraus ein dauerhaftes Opt-in. Wichtig: Beim Laden externer Bilder sieht der Absender Deine IP-Adresse und wann Du die Mail geöffnet hast — deshalb ist Blockieren der Standard.
• Links erscheinen als reiner Text und sind im Viewer nicht klickbar.
• Skripte und Formulare laufen nie. Die Nachricht wird in einem isolierten Rahmen mit strikter Inhalts-Richtlinie dargestellt.
• Konversationen — der Schalter über der Liste (Sprechblasen-Symbol) fasst zusammengehörende Nachrichten zu einer Zeile zusammen: Beteiligte, Anzahl und der Betreff, mit dem das Gespräch begann. Ein Tipp klappt sie auf; jede Nachricht behält ihren Ordner und nennt ihn, wenn er nicht der geöffnete ist. Plainva liest dafür auch Gesendet mit, damit Deine eigenen Antworten im Gespräch stehen. Ausgeschaltet bleibt alles wie bisher — eine flache Liste —, und der Schalter wird pro Vault gemerkt, auf beiden Geräten. Zusammengefasst wird nach der Antwort-Kette der Nachrichten (bei Microsoft nach der Konversation, die der Anbieter selbst führt); nur wenn eine Antwort diese Kette nicht mitschickt, hilft der Betreff aus — und dann nur bei einer erkennbaren Antwort („Re:“, „AW:“) und innerhalb von 30 Tagen, damit zwei gleichnamige Mails nicht zusammenrutschen.
• Alle Posteingänge — die erste Zeile über der Ordnerliste zeigt die Posteingänge aller Konten in einer Liste, neueste zuerst, und jede Zeile nennt das Konto, zu dem sie gehört. Gelesen/ungelesen und Markieren wirken auch hier; Verschieben und Löschen bleiben dem einzelnen Postfach vorbehalten, weil jedes Konto seinen eigenen Zielordner hat — öffne die Nachricht, dann handelst Du in ihrem Postfach. Ein Konto, dessen Anmeldung fehlt, wird beim Namen genannt und leert die Liste der anderen nicht.
• Mehrere auswählen — Strg-Klick (macOS: ⌘-Klick) wählt einzelne Nachrichten, Umschalt-Klick einen Bereich; in der Konversations-Ansicht wählt ein Strg-Klick auf die Konversation gleich das ganze Gespräch, und jede Nachricht darin behält dabei ihren eigenen Ordner.

Anhänge werden mit Name und Größe gelistet; die Original-.eml (siehe unten) enthält sie vollständig.

Beim Öffnen eines Ordners, den Du schon einmal geöffnet hast, erscheint die Liste sofort aus dem lokalen Zwischenspeicher, während im Hintergrund aktualisiert wird; solange das läuft, sagt ein Hinweis „wird aktualisiert“ — bestätigt ist erst, was der Server geliefert hat. Dasselbe gilt für eine Nachricht, die Du schon gelesen hast. Auf dem Telefon wird die neueste Nachricht eines Ordners im Hintergrund vorgeladen — sie öffnet sich dann ohne Wartezeit, auch wenn Du sie noch nie geöffnet hattest.

Am Desktop lassen sich die drei Spalten (Ordner · Liste · Leser) an den Trennlinien mit der Maus verschieben; die Breiten werden pro Vault gemerkt und überleben einen Neustart. Jede Spalte behält eine Mindestbreite, damit der Leser nicht verdrängt werden kann.

Schlägt eine Aktualisierung fehl — kein Netz, oder der Anbieter drosselt —, zeigt die Liste weiterhin den zuletzt auf diesem Gerät gesehenen Stand, mit einem entsprechenden Hinweis, statt einer leeren Fläche. Eine bereits gelesene Nachricht bleibt auf demselben Weg lesbar. Das ist immer nur ein Zwischenspeicher: Der Server gewinnt, nichts davon ist die einzige Kopie, und mit dem Vault verschwindet auch er.

Eine Nachricht in den Vault holen

Drei Knöpfe an jeder Nachricht:

• Als Notiz ablegen — erstellt eine Notiz im E-Mail-Ordner (JJJJ-MM-TT Betreff.md) mit Absender und Datum im Frontmatter und dem Text der Mail unter der Betreff-Überschrift. Dieselbe Nachricht ein zweites Mal abzulegen öffnet die vorhandene Notiz, statt sie zu duplizieren.
• + .eml — legt zusätzlich das rohe Original neben die Notiz und verlinkt es. Die .eml enthält alles, auch die Anhänge, und öffnet sich in jedem Mail-Programm.
• → Aufgabe — erstellt einen Eintrag in Deiner Standard-Aufgabendatenbank mit dem Betreff als Titel, dem heutigen Datum als Fälligkeit und dem offenen Status vorbefüllt.

Verfassen und senden

Sobald ein Konto senden kann — ein Microsoft-Konto oder ein IMAP-Konto mit hinterlegtem SMTP-Host —, kannst Du in Plainva Mails schreiben und senden:

• Verfassen (im Mail-Tab) öffnet ein freischwebendes Fenster mit beschrifteten Zeilen Von / An / Cc / Bcc. Tipp eine Adresse und drück Enter oder Komma, um sie in einen Chip zu verwandeln; Cc/Bcc blenden sich bei Bedarf ein. Der Textkörper ist ein Markdown-Editor mit Formatierungsleiste und „/“-Befehlsmenü.
• Antworten, Allen antworten und Weiterleiten an jeder Nachricht öffnen dasselbe Fenster mit zitiertem Original und vorbelegten Empfängern; beim Weiterleiten kommen die Anhänge mit.
• Senden läuft über SMTP (IMAP-Konten) oder Microsoft Graph (Microsoft-Konten).
• Diese Notiz per Mail (⋮-Menü einer Notiz oder Befehlspalette) startet eine Nachricht mit der aktuellen Notiz als Anhang oder inline als Text.

Eine Notiz ohne den Mail-Client weitergeben

Du musst nicht aus Plainva heraus senden. Das hier funktioniert an jeder Notiz und braucht kein SMTP; das YAML-Frontmatter der Notiz wird dabei nie mitgeschickt — nur ihr Text:

• Antwort als Notiz (an einer Nachricht): erstellt eine Notiz an den Absender (to: im Frontmatter) mit dem zitierten Original — schreib Deine Antwort in Plainva. Versendest Du diese Notiz später (oder legst sie als Entwurf ab), wird die to:-Adresse automatisch ins An-Feld übernommen.
• Notiz als E-Mail-Entwurf ins Postfach (Befehlspalette, an jeder offenen Notiz): legt die Notiz per IMAP als Entwurf in Dein eigenes Postfach — Konto, Empfänger und Entwurfsordner wählen, dann im normalen Mail-Programm öffnen, prüfen und von dort senden. Die Formatierung bleibt erhalten.
• Notiz per E-Mail senden (mailto) (Befehlspalette): öffnet Dein Standard-Mail-Programm mit der Notiz als reinem Text (lange Notizen werden gekürzt).
• Notiz als E-Mail-Text kopieren (Befehlspalette): legt die Notiz mit Formatierung in die Zwischenablage — in jeden Editor einfügbar.

Signatur und Absender-Adressen

Unter Einstellungen → E-Mail → Senden hat jedes Postfach zwei eigene Einstellungen:

• Signatur — Markdown, wird beim Verfassen unter Deinen Text gesetzt (und über einem zitierten oder weitergeleiteten Original, wo ein Leser sie erwartet). Wechselst Du im Verfassen-Fenster den Absender, wird die Signatur ausgetauscht statt eine zweite anzuhängen. Das Feld ist derselbe Editor wie im Verfassen-Fenster — Du siehst die Signatur also so, wie sie verschickt wird.
• Signatur je Adresse — hast Du weitere Absender-Adressen hinterlegt, erscheint über dem Feld die Auswahl Signatur für. „Standard (alle Adressen)” ist die Signatur des Kontos; wählst Du eine Adresse, schreibst Du eine eigene nur für sie. Adressen ohne eigene Signatur nutzen weiter die Standard-Signatur, und ein Wechsel des Absenders im Verfassen-Fenster tauscht die richtige ein — auch zwischen zwei Adressen desselben Kontos. Leerst Du das Feld einer Adresse, fällt sie auf den Standard zurück.
• Weitere Absender-Adressen — eine pro Zeile, z. B. Name <alias@example.org>. Das Feld Von im Verfassen-Fenster listet dann Adressen statt Konten: zuerst die eigene des Postfachs, danach die Aliasse. Ob eine Adresse tatsächlich akzeptiert wird, entscheidet Dein Anbieter — ein Server, der das Senden unter einem Alias verweigert, sagt das, und Plainva zeigt diesen Fehler, statt still unter anderem Namen zu senden.

Postfachaktionen

Sterne/Markierungen werden mit IMAP und Microsoft synchronisiert; Markiert zeigt die serverseitige Auswahl. Nachrichten lassen sich einzeln oder gesammelt verschieben. Außerhalb des Papierkorbs bedeutet Löschen immer „in den Papierkorb verschieben“; nur im Papierkorb ist Endgültig löschen nach einer Bestätigung verfügbar. Bei Gmail entspricht Verschieben einem Labelwechsel, und Aktionen in Alle Nachrichten können die Nachricht in allen Labels betreffen – Plainva weist vor der Aktion darauf hin.