E-mail vastleggen

Laatst bijgewerkt: 2026-07-30

Plainva kan je mailbox lezen om kennis uit e-mail naar je vault te halen, en — sinds 0.4.0 — ook mail opstellen en versturen. De focus blijft op het vastleggen van berichten als notities; een via IMAP verbonden mailbox wordt alleen gelezen om vast te leggen (er verandert niets in, zelfs de ongelezen-markeringen niet) zolang je het verzenden niet instelt.

Experimenteel. De mailclient praat met echte externe accounts (IMAP/SMTP en Microsoft) die niet doorlopen kunnen worden in Plainva’s geautomatiseerde tests. Het werkt en wordt dagelijks gebruikt, maar behandel het als een preview: bewaar een back-up en meld alsjeblieft alles wat vreemd overkomt.

Een mailbox verbinden

Instellingen → Vault → Cloudaccounts → Account verbinden… en kies de provider:

• Microsoft — voor Outlook.com en Microsoft 365: vink E-mail aan bij de stap diensten (desgewenst samen met Bestanden en Agenda en taken — één account, één aanmelding) en meld je rechtstreeks aan in de browser, zonder app-wachtwoord en zonder IMAP. Plainva gebruikt de centrale app-registratie van Plainva (je kunt optioneel je eigen app-ID opgeven in de accountdetails). Lezen, vastleggen en direct verzenden lopen allemaal via de Microsoft-aanmelding.
• Apple iCloud, Yahoo, AOL, Zoho, Fastmail, mailbox.org, Yandex, Mail.ru — eigen tegels: e-mailadres plus een app-wachtwoord, de servers zijn al ingevuld (bij de meeste van deze tegels kun je in dezelfde stap ook Agenda en taken aanvinken — één app-wachtwoord voor alle gekozen diensten). De assistent linkt telkens naar de officiële handleiding van de provider voor het aanmaken van het app-wachtwoord.
• E-mailserver (IMAP) — voor elke andere provider: host, poort en een wachtwoord of app-wachtwoord. Er zijn kant-en-klare voorinstellingen voor providers uit de hele wereld — van web.de/GMX en T-Online via Orange, Libero, WP, Seznam en Comcast tot QQ Mail, NetEase, Naver en Yahoo! JAPAN; de keuzelijst Provider heeft daarvoor een zoekregel, en bij het intypen van je adres wordt de bijpassende voorinstelling automatisch gekozen. Waar een provider bijzonderheden heeft, wijst de assistent daar direct onder het formulier op: sommige vereisen een app-wachtwoord of een autorisatiecode in plaats van het accountwachtwoord, bij andere moet IMAP eerst in de instellingen van de provider worden ingeschakeld — telkens met een link naar de officiële handleiding. Voor Gmail is dat imap.gmail.com, poort 993, met een app-wachtwoord van myaccount.google.com/apppasswords (vereist tweefactorauthenticatie) — geen OAuth, geen verificatie; de assistent wijst hier bij Gmail-adressen zelf op. Outlook.com-mailboxen kunnen niet meer via app-wachtwoord-IMAP verbinden (Microsoft heeft die weg uitgeschakeld) — de voorinstelling verwijst naar de tegel Microsoft. Proton Mail werkt alleen via de lokaal draaiende, betaalde Proton Mail Bridge (eigen voorinstelling). Voeg een SMTP-host toe om direct te verzenden.

Bij het verbinden wordt de aanmelding gevalideerd voordat er iets wordt opgeslagen; de toegangsgegevens komen terecht in de sleutelhanger van je besturingssysteem. De verbonden mailboxen en de vastleginstellingen vind je daarna in het gebied E-mail: de instelling E-mailmap bepaalt waar vastgelegde e-mails worden opgeslagen (standaard Mail).

E-mails lezen

Open het e-mailtabblad via de actiebalk uiterst links (brief-icoon) of het opdrachtenpalet (E-mail openen). De lijst toont je inbox, nieuwste eerst (ongelezen vetgedrukt, met Meer laden blader je verder). Een geselecteerd bericht opent in een sandbox-viewer:

• Externe inhoud wordt geblokkeerd — tracking-pixels, externe afbeeldingen en extern geladen stijlen worden verwijderd en geteld (“Externe inhoud geblokkeerd (n)”). Alleen zelfstandige inline-afbeeldingen worden getoond. Afbeeldingen tonen naast de teller toont de https-afbeeldingen van een bericht eenmalig; Externe afbeeldingen altijd laden in de e-mailinstellingen maakt daar een blijvende opt-in van. Let op: bij het laden van externe afbeeldingen ziet de afzender je IP-adres en wanneer je de mail opende — daarom is blokkeren de standaardinstelling.
• Links worden als platte tekst getoond en zijn in de viewer niet aanklikbaar.
• Scripts en formulieren worden nooit uitgevoerd. Het bericht wordt weergegeven in een geïsoleerd frame met een strikt inhoudsbeleid.
• Gesprekken — de schakelaar boven de lijst (tekstballon-pictogram) vouwt bij elkaar horende berichten samen tot één regel: deelnemers, aantal en het onderwerp waarmee de uitwisseling begon. Een tik vouwt hem open; elk bericht houdt zijn map en noemt die wanneer het niet de geopende is. Plainva leest daarvoor ook Verzonden mee, zodat je eigen antwoorden deel van het gesprek zijn. Uitgeschakeld blijft alles zoals het was — een platte lijst — en de keuze wordt per vault onthouden, op beide apparaten. Het groeperen volgt de antwoordketen van de berichten (bij Microsoft het gesprek dat de provider zelf bijhoudt); alleen wanneer een antwoord die keten niet meestuurt, helpt het onderwerp uit — en dan alleen bij een herkenbaar antwoord (“Re:”, “Antw:”) en binnen 30 dagen, zodat twee berichten die alleen een onderwerp delen niet samenvallen.
• Alle postvakken IN — de eerste regel boven de mappenlijst toont de postvakken IN van alle accounts in één lijst, nieuwste eerst, en elke regel noemt het account waarbij hij hoort. Gelezen/ongelezen en markeren werken hier ook; verplaatsen en verwijderen blijven bij het afzonderlijke postvak, want elk account heeft zijn eigen doelmap — open het bericht en je handelt in zijn postvak. Een account zonder geldige aanmelding wordt bij naam genoemd en maakt de lijst van de andere niet leeg.
• Meerdere selecteren — Ctrl+klik (macOS: ⌘+klik) kiest losse berichten, Shift+klik een reeks; in de gespreksweergave kiest een Ctrl+klik op het gesprek de hele uitwisseling, en elk bericht behoudt daarbij zijn eigen map.

Bijlagen worden vermeld met naam en grootte; de originele .eml (hieronder) bevat ze volledig.

Open je een map die je eerder al hebt geopend, dan verschijnt de lijst direct uit de lokale cache terwijl het verversen op de achtergrond loopt; zolang dat duurt zegt een hint “bijwerken” — bevestigd is alleen wat de server heeft gestuurd. Hetzelfde geldt voor een bericht dat je al hebt gelezen. Op de telefoon wordt het nieuwste bericht in een map op de achtergrond vooraf geladen — het opent dan zonder wachten, ook als je het nog nooit had geopend.

Op de desktop kun je de drie kolommen (mappen · lijst · lezer) aan de scheidingslijnen versleepen; de breedtes worden per vault bewaard en overleven een herstart. Elke kolom houdt een minimumbreedte, zodat de lezer nooit wordt weggedrukt.

Mislukt een verversing — geen netwerk, of de provider knijpt af —, dan blijft de lijst de laatste kopie van dit apparaat tonen, met een melding daarover, in plaats van een leeg venster. Een bericht dat je al gelezen hebt, blijft op dezelfde manier leesbaar. Het is en blijft een cache: de server wint altijd, niets hiervan is de enige kopie van iets, en met de vault verdwijnt ook de cache.

Een bericht in de vault krijgen

Drie knoppen bij elk bericht:

• Opslaan als notitie — maakt een notitie aan in je e-mailmap (JJJJ-MM-DD Onderwerp.md) met de afzender en de datum in de frontmatter en de platte tekst onder de onderwerpkop. Hetzelfde bericht een tweede keer vastleggen opent de bestaande notitie in plaats van hem te dupliceren.
• + .eml — bewaart bovendien het ruwe origineel naast de notitie en linkt ernaar. De .eml bevat alles, ook de bijlagen, en opent in elk mailprogramma.
• → Taak — maakt een item aan in je standaard takendatabase met het onderwerp als titel, de datum van vandaag als vervaldatum en de open status vooraf ingevuld.

Opstellen en verzenden

Zodra een account kan verzenden — een Microsoft-account, of een IMAP-account met een ingestelde SMTP-host —, kun je vanuit Plainva mail schrijven en versturen:

• Opstellen (in het e-mailtabblad) opent een zwevend venster met beschreven regels Van / Aan / Cc / Bcc. Typ een adres en druk op Enter of komma om er een chip van te maken; Cc/Bcc klappen open op aanvraag. De inhoud is een Markdown-editor met een opmaakwerkbalk en een ”/“-opdrachtmenu.
• Beantwoorden, Allen beantwoorden en Doorsturen bij elk bericht openen hetzelfde venster met het origineel geciteerd en de ontvangers vooraf ingevuld; bij doorsturen gaan de bijlagen mee.
• Verzenden gaat via SMTP (IMAP-accounts) of Microsoft Graph (Microsoft-accounts).
• Deze notitie per e-mail (⋮-menu van een notitie, of het opdrachtenpalet) start een bericht met de huidige notitie als bijlage, of inline als tekst.

Een notitie doorgeven zonder de mailclient

Je hoeft niet vanuit Plainva te verzenden. Dit werkt bij elke notitie en heeft geen SMTP nodig:

• Beantwoorden als notitie (bij een bericht): maakt een notitie aan die aan de afzender is geadresseerd (to: in de frontmatter) met het origineel geciteerd — schrijf je antwoord in Plainva.
• Notitie als e-mailconcept in de mailbox opslaan (opdrachtenpalet, bij elke geopende notitie): bewaart de notitie via IMAP als concept in je eigen mailbox — kies het account, de ontvanger en de conceptenmap, open dan je gewone mailprogramma, controleer en verstuur van daaruit. De opmaak blijft behouden.
• Notitie per e-mail versturen (mailto) (opdrachtenpalet): opent je standaard mailprogramma met de notitie als platte tekst (lange notities worden ingekort).
• Notitie als e-mailtekst kopiëren (opdrachtenpalet): zet de notitie met opmaak op het klembord — plak hem in elk venster waarin je een e-mail opstelt.

Handtekening en afzenderadressen

Onder Instellingen → E-mail → Verzenden heeft elke mailbox twee eigen instellingen:

• Handtekening — Markdown, wordt bij het opstellen onder je tekst gezet (en boven een geciteerd of doorgestuurd origineel, waar een lezer hem verwacht). Wissel je in het opstelvenster van afzender, dan wordt de handtekening vervangen in plaats van er een tweede bij te zetten. Het veld is dezelfde editor als het opstelvenster, dus je ziet de handtekening zoals hij verstuurd wordt.
• Handtekening per adres — heb je meer afzenderadressen, dan verschijnt boven het veld de keuze Handtekening voor. “Standaard (alle adressen)” is de handtekening van het account; kies een adres om er een te schrijven die alleen voor dat adres geldt. Adressen zonder eigen handtekening blijven de standaard gebruiken, en van afzender wisselen tijdens het schrijven zet de juiste erin — ook tussen twee adressen van hetzelfde account. Maak je het veld van een adres leeg, dan valt het terug op de standaard.
• Extra afzenderadressen — één per regel, bijv. Naam <alias@example.org>. Het veld Van toont dan adressen in plaats van accounts: eerst dat van de mailbox zelf, daarna de aliassen. Of een adres echt wordt geaccepteerd, bepaalt je provider — een server die weigeren te verzenden onder een alias zegt dat, en Plainva toont die fout in plaats van stilletjes onder een andere naam te verzenden.

Mailboxacties

Sterren/markeringen synchroniseren via IMAP en Microsoft; Gemarkeerd toont de serverselectie. Berichten kunnen afzonderlijk of in bulk worden verplaatst. Buiten de prullenbak betekent Verwijderen altijd “naar de prullenbak”; alleen daar is Definitief verwijderen na bevestiging beschikbaar. Bij Gmail is verplaatsen een labelwijziging en kunnen acties in Alle e-mail het bericht in alle labels raken; Plainva waarschuwt vooraf.